KI-Entwicklung für Ihre Dokumente und Abläufe

Wir bauen KI-Systeme, die mit Ihren Dokumenten und Daten in bestehenden Abläufen arbeiten. Auf Wunsch laufen sie im eigenen Netz.

Illustration: links ein Stapel grauer Aktenordner mit losen Blättern, in der Mitte ein kleines weißes Gerät, rechts eine einzelne weiße Karteikarte. Eine dünne orange Linie verbindet alle drei.KI-GENERIERT
Illustration zur Leistung, KI-erzeugt. Sie zeigt keine Aufnahme aus einem Projekt.

Kommt Ihnen eine dieser Lagen bekannt vor?

KI-Vorhaben beginnen oft in einer von drei Lagen. Wählen Sie die Lage, die Ihrer am nächsten kommt, dann passen sich Weg und Rechenbeispiel weiter unten an. Ein Beispiel begleitet Sie: ein Maschinenbauer, dessen Serviceteam in Handbüchern nachschlägt und dessen Unterlagen das Haus nicht verlassen dürfen.

Was wir dafür bauen
Einen Wissensassistenten, der Fragen aus Ihren Unterlagen beantwortet und zu jeder Aussage die Fundstelle zeigt.
Eine Extraktion, die Werte aus Belegen liest, unsichere Felder zur Prüfung vorlegt und das Ergebnis an Ihr System übergibt.
Ein System mit einem Sprachmodell im eigenen Netz oder im Betrieb bei einem Anbieter in der EU, passend zu Ihrer Datenklasse.
Wo der Weg beginnt
In der Stufe Klären: Welche Fragen kommen oft, und welche Unterlagen enthalten die Antworten?
Meist direkt beim Prototyp, weil die Aufgabe klar ist. Die Stufe Klären fällt dann kurz aus.
In der Stufe Klären: Dort entscheiden Sie über die Betriebsart und ordnen den Anwendungsfall nach dem EU AI Act ein.
Selbst prüfen
Der RAG-Readiness-Check zeigt, wo Ihr Dokumentenbestand steht.
Der KI-Readiness-Check ordnet Ziel, Daten und Ablauf ein.
Der EU-AI-Act-Check ordnet Ihren Anwendungsfall einer Risikoklasse zu.
Weg ansehen

Was wir für diese Lagen bauen

Jeder Lage entspricht eine Bauform. Die Kacheln führen zu Projekten, Fallstudien und eigenen Anwendungen, an denen Sie sehen, wie diese Bauform bei uns aussieht.

Rechenbeispiel

Wie viele Stunden Nachschlagen und Abtippen binden

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen. Die Vorgaben zeigen den Maschinenbauer aus dem Beispiel: acht Personen im Service, die jeden Tag eine Dreiviertelstunde in Unterlagen suchen. Ändern Sie jede Zahl, die bei Ihnen anders ist.

Personen

Beispielwert: das Serviceteam aus dem Beispiel.

Minuten

Beispielwert, unter dem Wert einer Anbieterumfrage zur Informationssuche.3

Prozent

Beispielwert, bewusst niedrig: Rückfragen, Sonderfälle und Prüfung bleiben bei Menschen.

Arbeitstage

Beispielwert, nach Urlaub und Feiertagen.

Euro

Destatis, Durchschnitt 2025; im Verarbeitenden Gewerbe 49,50 Euro.1

Euro

Nur mit einem eigenen Betrag rechnet die Seite die Amortisation aus.

Für Ihre Lage zählen vor allem die Minuten, in denen jemand in Handbüchern, Normen und alten Angeboten sucht.

Für Ihre Lage zählen vor allem die Minuten, in denen jemand Werte aus Belegen ins System überträgt und nachprüft.

Für Ihre Lage ändert sich an der Rechnung wenig: Die Betriebsart bestimmt den Aufwand für den Betrieb, die gebundenen Stunden bleiben dieselben.

Stunden pro Jahr, die ein System übernehmen könnte

396Stunden

Wert dieser Stunden
17.820Euro
Vollzeitstellen
0,23

Das ist etwa so viel, wie eine Vollzeitkraft in 10 Wochen arbeitet.

Tragen Sie ein eigenes Budget ein, dann zeigt die Rechnung hier, nach wie vielen Monaten sich das Vorhaben rechnerisch ausgleicht.

Rechenbeispiel mit Ihren Angaben, keine Prognose.

So wird gerechnet
  1. Stunden pro Jahr = Mitarbeitende × Minuten pro Tag ÷ 60 × Anteil × Arbeitstage
  2. Wert = Stunden pro Jahr × Arbeitskosten je Stunde
  3. Vollzeitstellen = Stunden pro Jahr ÷ (39,9 Wochenstunden ÷ 5 × Arbeitstage)
  4. Wochen einer Vollzeitkraft = Stunden pro Jahr ÷ 39,9
  5. Monate bis zur Amortisation = Budget ÷ (Wert ÷ 12)

Arbeitskosten und Wochenstunden stammen von Destatis12. Die Minuten sind ein Beispielwert: Eine Umfrage des Softwareanbieters Atlassian nennt für Büroangestellte in Deutschland rund zehn Stunden pro Woche Informationssuche3, die Vorgabe hier liegt deutlich darunter.

Der Weg von Ihrer Lage zum laufenden System

Ein Vorhaben läuft üblicherweise in vier Stufen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht. Markiert ist die Stufe, bei der die meisten mit Ihrer Lage beginnen.

Illustration: vier Stationen in einer Reihe, ein ungeordneter Stapel Ordner, ein zugeklebter Pappkarton, dieselbe Form als weißes Gehäuse neben Karteikarten und drei weiße Geräte auf einem Sockel. Darunter verbindet eine orange Linie vier Ringe.KI-GENERIERT
Illustration, KI-erzeugt: vier Stationen vom ungeordneten Bestand zum laufenden System.

Vorab selbst prüfen: Der RAG-Readiness-Check zeigt, wie weit Ihr Dokumentenbestand ist, und der KI-Readiness-Check ordnet das Vorhaben als Ganzes ein.

  1. Klären

    Hier beginnen die meisten mit dieser Ausgangslage

    Wir sammeln häufige Fragen oder Belegarten, sichten Ihre Unterlagen und legen fest, wo das System laufen soll.

    Mit Ihrer Lage oft kurz: Die Aufgabe ist klar, offen bleibt meist nur die Auswahl der Belegarten.

    Mit Ihrer Lage fällt hier die Entscheidung über die Betriebsart, wie im Einblick weiter unten.

    Typische DauerTage bis Wochen, je nach Umfang

    EntscheidungWelcher Anwendungsfall kommt zuerst, und in welcher Betriebsart?

  2. Prototyp

    Hier beginnen die meisten mit dieser Ausgangslage

    Ein lauffähiger Prototyp arbeitet mit echten Dokumenten und wird an einer Testmenge echter Fragen gemessen.

    Typische DauerWochen, je nach Umfang

    EntscheidungReicht die gemessene Qualität für den Alltag Ihres Teams?

  3. Einführung

    Hier beginnen die meisten mit dieser Ausgangslage

    Das System wird an Ihre Systeme und Zugriffsrechte angebunden und bekommt eine Oberfläche, mit der Ihr Team arbeitet.

    Typische DauerEinige Wochen bis Monate, je nach Umfang

    EntscheidungGeht das System für alle vorgesehenen Nutzenden in Betrieb?

  4. Betrieb und Ausbau

    Hier beginnen die meisten mit dieser Ausgangslage

    Das System läuft in Ihrem Alltag. Auf Wunsch kommen weitere Ablagen, Belegarten oder Abteilungen dazu.

    RahmenNach Ihrem Bedarf

    EntscheidungWelcher Bestand oder Ablauf kommt als Nächstes dazu?

Was Sie in jeder Stufe typischerweise erhalten

Jede Stufe endet mit greifbaren Ergebnissen, auf die sich die nächste Entscheidung stützt. Die Liste zeigt typische Ergebnisse; was Ihr Vorhaben braucht, legen wir gemeinsam fest.

Klären

Grundlage für die Entscheidung, womit Sie beginnen.

  • Dokument

    Übersicht der Anwendungsfälle

    Zeigt, welche Fragen oder Belege am häufigsten vorkommen und in welcher Reihenfolge Sie sie angehen.

  • Dokument

    Bestandsaufnahme der Dokumente und Daten

    Zeigt, wo die Unterlagen liegen, in welchen Fassungen und wer darauf zugreifen darf.

  • Dokument

    Empfehlung zur Betriebsart

    Begründet, ob Cloud-API, Betrieb in der EU oder das eigene Netz zu Ihrer Datenklasse passt.

  • Dokument

    Entscheidungsvorlage

    Fasst Nutzen, Aufwand und offene Fragen so zusammen, dass Ihre Geschäftsführung entscheiden kann.

Prototyp

Ein messbarer Stand an Ihren eigenen Unterlagen.

  • Prototyp

    Lauffähiger Prototyp

    Arbeitet mit echten Dokumenten, sodass Ihr Team ihn mit eigenen Fragen ausprobieren kann.

  • Datei

    Testmenge mit richtigen Fundstellen

    Echte Fragen aus Ihrem Alltag, jede mit der Stelle, die eine richtige Antwort zitieren muss.

  • Dokument

    Messprotokoll

    Hält fest, wie oft die richtige Fundstelle gefunden wurde, und macht spätere Änderungen vergleichbar.

Einführung

Das System im Alltag Ihres Teams.

  • Code

    Anbindung an Systeme und Zugriffsrechte

    Verbindet Ablagen und Fachsysteme, und jede Person sieht nur, was sie auch ohne KI sehen darf.

  • Code

    Oberfläche für das Team

    Eine Ansicht, in der Ihr Team fragt, Antworten prüft und Belege öffnet, im Browser oder in einem vorhandenen Werkzeug.

  • Einweisung

    Einweisung

    Zeigt den Nutzenden, wie sie Antworten prüfen und Lücken im Bestand melden.

  • Dokument

    Betriebsdokumentation

    Beschreibt den Aufbau, die Aktualisierung des Suchindex und den Wechsel eines Modells.

Betrieb und Ausbau

Grundlage, um das System weiterzuführen.

  • Datei

    Übergabepaket

    Quellcode, Dokumentation und Deployment-Beschreibung, mit denen Ihre IT das System technisch selbst betreiben kann.

  • Code

    Ausbau um weitere Bestände

    Auf Wunsch kommen weitere Ablagen, Belegarten oder Abteilungen dazu, mit derselben Testmenge als Maßstab.

  • Illustration: auf einer dunklen Schieferplatte ein grauer Ordner, ein Speichermodul aus gebürstetem Stahl, ein Stapel Karteikarten mit Klammer und ein kleines weißes Rechengerät, davor eine orange Lichtlinie.KI-GENERIERT
    Illustration, KI-erzeugt: Unterlagen, Speicher und Gerät als Bild für das Übergabepaket.

Einblick

Welche Betriebsart zu Ihren Anforderungen passt

In der Stufe Klären fällt für viele Vorhaben die wichtigste Entscheidung: wo das Sprachmodell rechnet. Der Vergleich macht aus fünf Angaben Anforderungen und zeigt, was Cloud-API, EU-Hosting und On-Premise jeweils bieten. Stellen Sie die Datenklasse auf „Geschäftsgeheimnis“, wie beim Maschinenbauer.

Demonstration · Rechenergebnis dieser Seite, keine Projektkennzahlen Datenklasse intern · 20.000 Dokumente im Monat
Datenklasse
Anspruch an Modellauswahl
Eigene IT-Fachleute

Ohne JavaScript bleibt der abgebildete Ausgangszustand stehen.

Balkenmatrix: drei Betriebsarten auf fünf Achsen Fünf Zeilen für Datenkontrolle, Modellauswahl, Latenz, Betriebsaufwand und Abhängigkeit, drei Spalten für Cloud-API, EU-Hosting und On-Premise. Der Balken zeigt den Wert der Betriebsart von null bis fünf, die senkrechte Marke die Anforderung aus Ihren Angaben. Erfüllte Achsen sind orange gefüllt, nicht erfüllte grau und mit einem Kreuz hinter der Zahl. Die gleichen Werte stehen als Text in der Empfehlung und in den vier Kennzahlen unter der Zeichnung. Cloud-API erfüllt 2 von 5 EU-Hosting erfüllt 4 von 5 On-Premise erfüllt 3 von 5 Datenkontrollemehr ist besser1 ×35Modellauswahlmehr ist besser532 ×Latenzmehr ist besser2 ×3 ×4Betriebsaufwandweniger ist besser124 ×Abhängigkeitweniger ist besser5 ×31

Balken: was die Betriebsart bietet · senkrechte Marke: was Ihre Angaben verlangen · Kreuz: Achse nicht erfüllt

Nach Ihren Angaben liegt EU-Hosting vorn und erfüllt 4 von 5 Achsen. Nicht erreicht werden die Anforderungen bei Latenz.

Der Nachteil zeigt sich bei der Achse Datenkontrolle: Dort erreicht diese Betriebsart den Wert 3, die stärkste Alternative den Wert 5, nämlich On-Premise.

Rechnerisch vorn
EU-Hosting
Erfüllte Achsen
4von 5
Betriebslast (Aufwand + Abhängigkeit)
5von 10
Knappste Achse
Latenz

Beim Maschinenbauer rückt On-Premise mit 3 von 5 Achsen nach vorn, offen bleiben Modellauswahl und Betriebsaufwand. Eine solche Abwägung mit Ihren Angaben statt der Beispielwerte steht am Ende der Stufe Klären in der Empfehlung zur Betriebsart. Alle Werte sind Punkte von 0 bis 5 aus der Rechnung dieser Seite, keine Projektwerte.

Projekte, an denen Sie diese Arbeit sehen

Die folgenden Arbeiten zeigen die Bauformen dieser Seite im Einsatz: ein Prototyp für ein Regionalwiki, zwei Fallstudien und eine eigene Anwendung aus dem R&D Lab.

Bildschirmaufnahme des Prototyps. Die angezeigten Inhalte stammen aus dem AW-Wiki.
Prototyp

RegioWizard

Ausgangslage
Das AW-Wiki sammelt rund 39.000 Artikel über den Kreis Ahrweiler. Sein Suchfeld findet Seiten, die ein Wort enthalten, beantwortet aber keine Frage.
Umsetzung
Das Sprachmodell formuliert nur aus Textabschnitten, die die Suche vorher gefunden hat, und setzt an jede Aussage eine Fußnote. Korpus, Index und Vektoren liegen als Dateien im Projektordner.
Was es zeigt
Ohne konfiguriertes Modell gibt das System wörtliche Sätze mit Beleg aus. Unter jeder Antwort steht, wie viele Abschnitte gefunden und verwendet wurden.
  • 4.295Artikel im lokalen Index
  • 20.543abrufbare Textabschnitte
  • 1.040verortete Einträge
Zum Projekt

So läuft ein Vorhaben üblicherweise ab

Die Tabelle zeigt, was in den einzelnen Schritten passiert und was Ihr Beitrag ist. Am meisten hilft eine Person, die das Vorhaben auf Ihrer Seite verantwortet.

Ablauf eines Vorhabens mit den Beiträgen beider Seiten
SchrittWas passiertIhr Beitrag
Erstes GesprächWir besprechen Ihre Lage, die Unterlagen und das Ziel und klären, ob ein Vorhaben sinnvoll ist.Eine Ansprechperson, die den Ablauf kennt, und ein Beispiel für eine typische Frage oder einen typischen Beleg.
KlärenWir sichten Beispieldokumente, sammeln Fragen und bewerten die Betriebsarten.Beispieldokumente und 20 bis 50 echte Fragen aus dem Alltag, möglichst mit der Stelle, an der die Antwort steht.
PrototypWir bauen den Prototyp an Ihren Unterlagen und messen ihn an den gesammelten Fragen.Zugänge zu Testdaten und Rückmeldung zu den Zwischenständen.
EinführungWir binden das System an, richten Zugriffsrechte ein und weisen die Nutzenden ein.Zugänge und Freigaben durch Ihre IT sowie Personen, die das System im Alltag ausprobieren.
Betrieb und AusbauDas System läuft, und auf Wunsch kommen weitere Bestände hinzu.Hinweise, wo Antworten fehlen, und die Entscheidung, welcher Bestand als Nächstes folgt.

Passt ein KI-System zu Ihrem Vorhaben?

Nicht jede Dokumentenarbeit braucht ein KI-System. Die beiden Listen helfen bei einer ersten Einschätzung.

Passt gut, wenn

  • Dieselben Fragen oder dieselbe Dokumentenarbeit kommen regelmäßig und in größerer Menge vor.
  • Die Unterlagen liegen digital vor, und Sie dürfen sie für das Vorhaben nutzen.
  • Eine Person in Ihrem Haus ist für das Vorhaben zuständig und kann Fragen beantworten.

Eher nicht, wenn

  • Die Regel ist eindeutig, sodass eine Datenbankabfrage oder ein festes Formular die Frage beantwortet.
  • Der Bestand liegt ungeordnet in mehreren Fassungen vor, und niemand weiß, welche gilt.
  • Jeder Fehler hätte ernste Folgen, und niemand prüft die Ergebnisse, bevor sie verwendet werden.

Häufige Fragen zur KI-Entwicklung

Womit fangen wir an, wenn noch kein konkreter Anwendungsfall feststeht?

Mit einer Liste der Fragen und Dokumente, die in Ihrem Alltag am meisten Zeit binden. In der Stufe Klären ordnen wir sie nach Häufigkeit und danach, was ein System damit anfangen kann. Der KI-Readiness-Check unter Werkzeuge gibt vorab einen ersten Blick auf Ziel, Daten und Ablauf.

Muss das System im eigenen Haus laufen?

Das hängt an der Datenklasse. Für öffentliche oder interne Unterlagen kommen eine Cloud-API oder der Betrieb bei einem Anbieter in der EU in Frage. Für Geschäftsgeheimnisse oder besonders geschützte Daten läuft das Sprachmodell auf Geräten in Ihrem eigenen Netz. Welche Betriebsart passt, entscheiden Sie in der Stufe Klären.

Welche Vorarbeit leisten wir selbst?

Sie benennen eine Ansprechperson, stellen Beispieldokumente bereit und sammeln 20 bis 50 echte Fragen aus dem Alltag, am besten mit der Stelle, an der die Antwort steht. Dazu kommen Zugänge und Freigaben durch Ihre IT und Rückmeldungen zu den Zwischenständen.

Woran erkennen wir, ob der Assistent gut genug ist?

An einer festen Testmenge echter Fragen, deren richtige Fundstelle vorher bekannt ist. Gezählt wird, wie oft die Suche diese Stelle findet und ob die Antwort sie zitiert. Nach einer Änderung läuft dieselbe Testmenge erneut, sodass sich zwei Stände vergleichen lassen.

Wie verhindern Sie erfundene Antworten?

Ein wirksames Mittel ist ein Belegzwang: Das Sprachmodell formuliert nur aus Abschnitten, die die Suche vorher gefunden hat, und setzt an jede Aussage eine Fußnote. Findet die Suche nichts Passendes, lässt sich das System so bauen, dass es genau das sagt. Im RegioWizard gibt das System ohne konfiguriertes Modell wörtliche Sätze mit Beleg aus.

Können wir in der Cloud beginnen und später umziehen?

Ja, wenn der Umzug von Anfang an vorgesehen ist. Aufwendig ist selten das Modell, eher alles daneben: Aufbereitung der Dokumente, Suchindex, Zugriffsrechte und Protokoll. Laufen diese Teile in Ihrer Umgebung und ist nur der Modellaufruf ausgelagert, ist der Wechsel vor allem eine Frage der Konfiguration.

Was regelt der EU AI Act für unser Vorhaben?

Die Pflichten richten sich nach der Risikoklasse, und die hängt davon ab, wofür das System eingesetzt wird. Der EU-AI-Act-Check unter Werkzeuge ordnet Ihren Anwendungsfall einer wahrscheinlichen Risikoklasse zu und nennt die Pflichten, die daraus folgen. Eine rechtliche Prüfung ersetzt er nicht.

Können wir das System später selbst betreiben?

Das entscheidet die Bauweise, und zwar schon am Anfang. Zum Übergabepaket gehören typischerweise Quellcode, Dokumentation und eine Deployment-Beschreibung. Mit austauschbaren Bausteinen für Modell, Suchindex und Oberfläche und dokumentierten Schnittstellen dazwischen kann Ihre IT das System technisch weiterführen.

Quellen

  1. Statistisches Bundesamt (Destatis), Pressemitteilung Nr. 148 vom 29. April 2026: „Eine Arbeitsstunde kostete im Jahr 2025 durchschnittlich 45,00 Euro“. Wert für das Verarbeitende Gewerbe aus der Tabelle der Mitteilung. https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/04/PD26_148_624.html
  2. Statistisches Bundesamt (Destatis), Pressemitteilung Nr. N035 vom 27. Mai 2026: „Vollzeitbeschäftigte arbeiteten 2025 im Schnitt 39,9 Wochenstunden“. https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/05/PD26_N035_13.html
  3. heise online, Meldung vom 11. März 2025 zu einer Umfrage des Softwareanbieters Atlassian unter 12.000 Büroangestellten in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Australien, Indien und den USA sowie 200 Führungskräften. Anbieterumfrage, keine amtliche Statistik. https://www.heise.de/news/Ineffizienz-im-Buero-Mitarbeiter-suchen-10-Stunden-pro-Woche-nach-Informationen-10309833.html

Nächster Schritt

Welche Fragen stellt Ihr Team jeden Tag?

Welche Belege tippt Ihr Team noch ab?

Welche Unterlagen dürfen Ihr Haus nicht verlassen?

Schicken Sie uns zwei oder drei typische Fragen und sagen Sie, wo die Antworten heute stehen. Wir besprechen mit Ihnen, ob ein Wissensassistent passt und womit die Stufe Klären beginnt.

Beschreiben Sie uns Belegart, Menge und das System, in das die Werte gehören. Wir besprechen mit Ihnen, ob ein Prototyp an echten Belegen der richtige Anfang ist.

Nennen Sie uns die Datenklasse und die Aufgabe, für die Sie KI einsetzen möchten. Wir besprechen mit Ihnen, welche Betriebsart in Frage kommt und was sie für Aufwand und Abhängigkeit bedeutet.

Vorab selbst prüfen: KI-Readiness-Check, RAG-Readiness-Check oder EU-AI-Act-Check.

Clayton Christensen

“Störe dich selbst, bevor es jemand anderes tut.”