Dlaczego zbudowaliśmy własne narzędzie ZUGFeRD i czy powinniśmy je udostępnić

Faktura elektroniczna w niemieckim obrocie B2B nie jest już opcją, lecz obowiązkiem, a harmonogram jest konkretny.

• Od 1 stycznia 2025 roku każde krajowe przedsiębiorstwo musi być w stanie odbierać i przetwarzać e-faktury. Bez wyjątku, bez progu obrotu, dotyczy to również drobnych przedsiębiorców.
• Do końca 2026 roku przy wysyłce dopuszczalny jest jeszcze papier lub PDF, przy czym PDF tylko za zgodą odbiorcy.
• Od 2027 roku przedsiębiorstwa z obrotem powyżej 800.000 euro w poprzednim roku muszą wystawiać e-faktury, od 2028 roku dotyczy to już wszystkich.

Pod pojęciem e-faktury nie kryje się załącznik PDF, lecz ustrukturyzowany format zgodny z europejską normą EN 16931. ZUGFeRD to wariant powszechnie stosowany w Niemczech: plik PDF/A-3 z osadzonym plikiem XML. Człowiek widzi czytelny PDF, a oprogramowanie odczytuje bezpośrednio plik XML, bez przepisywania i bez rozpoznawania tekstu. Grafika poniżej pokazuje właśnie te dwa spojrzenia na ten sam plik.

Impuls zna każdy: obowiązek nadchodzi, więc potrzebne jest narzędzie. Oczywistą odpowiedzią jest subskrypcja, i właśnie w tym miejscu się zatrzymaliśmy.

Dla zasadniczo prostego procesu, jakim jest wygenerowanie pliku PDF z osadzonym XML, szybko narastają powtarzające się koszty: popularne narzędzia do fakturowania zaczynają się od około 10 euro miesięcznie, a w przypadku wysyłki e-faktur, w zależności od taryfy, sięgają znacznie wyżej. Firma wystawiająca zaledwie kilka faktur miesięcznie płaci w ten sposób stale za pełną księgowość, z której w ogóle nie korzysta.

Prawdziwym powodem nie była jednak cena, lecz dane. Faktura zawiera nazwiska, adresy i często dane bankowe. Jeśli przesyła się ją przez narzędzie chmurowe, jest to powierzenie przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO: umowa, zewnętrzny dostawca, dane opuszczające siedzibę firmy. Przy rozwiązaniu self-hosted odpada to całkowicie. To ta sama logika, którą stosujemy w przypadku modeli językowych, opisana w On-Premise vs. Cloud-LLM: zachować korzyści, nie oddawać suwerenności nad danymi.

Belegt jest celowo małe i wąsko zdefiniowane. To generator, a nie zamiennik księgowości.

Technicznie jest to aplikacja webowa, którą uruchamia się na własnym komputerze lub serwerze. Dane przechowywane są lokalnie w pliku, a wrażliwe pola, takie jak dane bankowe, są przy tym zaszyfrowane. Narzędzie generuje faktury ZUGFeRD i Factur-X w profilu EN 16931, czyli na poziomie uznawanym prawnie za pełnoprawną e-fakturę, sprawdza je pod kątem zgodności z normą, nadaje kolejne numery faktur, zarządza profilami firm i klientów oraz śledzi otwarte pozycje i zestawienia.

Dwie rzeczy, które oszczędzają nam najwięcej czasu: prowadzony krok po kroku proces, który finalizuje zgodną fakturę w kilku krokach, oraz to, że wygenerowany plik od razu zawiera warstwę maszynową, której potrzebuje odbiorca. Sami z niego korzystamy, co miesiąc. To najbardziej szczera rekomendacja, jaką możemy dać: nie zbudowaliśmy tego z myślą o rynku, lecz dla siebie. To jedno z kilku małych narzędzi, które powstały w podobny sposób jak narzędzie event-scout.

Samodzielnie hostowane pojedyncze narzędzie ma realne granice, a przemilczenie ich byłoby dokładnie tym rodzajem marketingu, którego nie uprawiamy.

🔸 Norma się zmienia. EN 16931 i listy kodów są regularnie aktualizowane. Generator musi być utrzymywany, inaczej w pewnym momencie zacznie tworzyć faktury niezgodne z normą. To praca, którą ktoś musi wykonać.
🔸 Archiwizacja nie jest wliczona. Wygenerowanie to nie to samo co archiwizacja zgodna z wymogami kontroli. GoBD wymagają niezmiennego przechowywania w oryginalnym formacie, obecnie przez osiem lat. Tego samego generatora nie rozwiąże, to pozostaje zadaniem użytkownika.
🔸 Nie zastępuje doradcy podatkowego. Technicznie poprawna faktura może pod względem merytorycznym nadal być niekompletna. Nie ma bezpośredniego połączenia z kancelarią ani z systemami księgowymi.

Podsumowując uczciwie: Belegt zamyka obowiązkową lukę generowania i walidacji w sposób czysty i bez subskrypcji. Archiwizacja i procesy podatkowe pozostają poza jego zakresem. Kto pomyli to z pełnym pakietem, ten się zawiedzie. Kto ma dokładnie tę jedną lukę, ten dostaje narzędzie bez zbędnego balastu.

Ten artykuł celowo kończy się pytaniem zamiast odpowiedzią, ponieważ sami jeszcze jej nie znamy.

Istnieją dwie prawdopodobne drogi. Pierwsza: udostępniamy Belegt jako rozwiązanie self-hosted, które każda mała firma może uruchomić na własnej maszynie, bez subskrypcji i z danymi we własnej siedzibie. Druga: oferujemy utrzymywaną wersję, którą aktualizujemy na bieżąco, pomagamy we wdrożeniu i za którą odpowiadamy w zakresie aktualizacji normy, w zamian za sprawiedliwą opłatę. Obie ścieżki mają swoją logikę, a obciążenie związane z utrzymaniem, opisane w poprzedniej sekcji, jest właśnie powodem, dla którego odpowiedź nie jest trywialna.

Dlatego ta szczera prośba: jeśli lokalne, zgodne z ochroną danych, wolne od subskrypcji narzędzie ZUGFeRD byłoby przydatne dla Państwa lub Państwa firmy, prosimy o kontakt. Czy wystarczyłoby Państwu samodzielne prowadzenie go, czy woleliby Państwo wersję z opieką? Właśnie ten sygnał pomoże nam zdecydować, czy coś, co zbudowaliśmy dla siebie, stanie się czymś, czym się dzielimy.