Waarom we onze eigen ZUGFeRD-tool bouwden, en of we die moeten delen

De elektronische factuur is in de Duitse B2B geen optie meer, maar verplicht, en het tijdschema is concreet.

• Sinds 1 januari 2025 moet elke binnenlandse onderneming e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Zonder uitzondering, zonder omzetgrens, ook kleine ondernemers.
• Tot eind 2026 zijn bij verzending nog papier of PDF toegestaan, de PDF echter alleen met toestemming van de ontvanger.
• Vanaf 2027 moeten ondernemingen met meer dan 800.000 euro omzet in het voorgaande jaar e-facturen uitreiken, vanaf 2028 dan allemaal.

Met e-factuur wordt geen PDF-bijlage bedoeld, maar een gestructureerd formaat volgens de Europese norm EN 16931. ZUGFeRD is de in Duitsland gangbare variant: een PDF/A-3-bestand met ingebedde XML. De mens ziet een leesbare PDF, de software leest de XML direct uit, zonder overtypen en zonder tekstherkenning. De afbeelding hieronder toont precies deze twee aanzichten van hetzelfde bestand.

De aanleiding kent iedereen: de verplichting komt eraan, dus heeft men een tool nodig. Het voor de hand liggende antwoord is een abonnement, en precies daar hebben we ons even bedacht.

Voor een in de kern eenvoudig proces, een PDF met ingebedde XML genereren, lopen al snel terugkerende kosten op: gangbare factuurtools beginnen bij circa 10 euro per maand en lopen voor e-factuurverzending, afhankelijk van het tarief, aanzienlijk hoger op. Voor een bedrijf dat maar weinig facturen per maand schrijft, betaalt men daarmee permanent voor een volledige boekhouding die men helemaal niet gebruikt.

De eigenlijke reden was echter niet de prijs, maar de data. Een factuur bevat namen, adressen en vaak bankgegevens. Stuurt men die door een cloudtool, dan is dat een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG: een contract, een derde partij, gegevens die het pand verlaten. Self-hosted vervalt dat volledig. Dat is dezelfde logica die we bij taalmodellen aanhouden, na te lezen in On-Premise vs. Cloud-LLM: nut behouden, datasoevereiniteit niet opgeven.

Belegt is bewust klein en scherp afgebakend. Het is een generator, geen vervanging voor de boekhouding.

Technisch is het een webapplicatie die men op de eigen computer of server draait. De data staan lokaal in een bestand, gevoelige velden zoals bankgegevens zijn daarbij versleuteld opgeslagen. Het genereert ZUGFeRD- en Factur-X-facturen in het profiel EN 16931, dus het niveau dat juridisch als volwaardige e-factuur telt, controleert ze tegen de norm, kent doorlopende factuurnummers toe, beheert bedrijfs- en klantprofielen, en houdt openstaande posten en analyses in de gaten.

De twee dingen die ons de meeste tijd besparen: een begeleide workflow die een conforme factuur in enkele stappen afrondt, en dat het gegenereerde bestand meteen het machineleesbare aanzicht meebrengt dat de ontvanger nodig heeft. We gebruiken het zelf, elke maand. Dat is de eerlijkste aanbeveling die we kunnen geven: we hebben het niet voor een markt gebouwd, maar voor onszelf. Het is een van meerdere kleine tools die zo ontstaan zijn, zoals de event-scout-tool.

Een self-hosted losstaande tool heeft reële grenzen, en die verzwijgen zou precies het soort marketing zijn dat wij niet doen.

🔸 De norm beweegt. EN 16931 en de codelijsten worden regelmatig geactualiseerd. Een generator moet onderhouden worden, anders genereert hij op een gegeven moment geen conforme facturen meer. Dat is werk dat iemand moet doen.
🔸 Bewaren is niet inbegrepen. Genereren is niet hetzelfde als controlebestendig archiveren. De GoBD vereisen een onveranderlijke bewaring in het originele formaat, inmiddels acht jaar. Dat lost een pure generator niet op, dat blijft een taak van de gebruiker.
🔸 Het vervangt geen belastingadviseur. Een technisch geldige factuur kan inhoudelijk toch onvolledig zijn. Een directe koppeling met het kantoor of met boekhoudsystemen bestaat niet.

Eerlijk samengevat: Belegt sluit de verplichte lacune van generatie en validatie schoon en abonnementsvrij. Archivering en belastingworkflow blijven erbuiten. Wie dat verwart met een volledige suite, komt bedrogen uit. Wie precies dit ene gat heeft, krijgt een tool zonder overbodige franje.

Hier eindigt de bijdrage bewust met een vraag in plaats van een antwoord, want we weten het zelf nog niet.

Er zijn twee aannemelijke wegen. De ene: we geven Belegt vrij, als self-hosted oplossing die elk klein bedrijf op de eigen machine kan laten draaien, abonnementsvrij en met de data in eigen huis. De andere: we bieden een onderhouden variant aan, die we actueel houden, bij de installatie helpen en waarvoor we instaan voor de normupdates, tegen een redelijke vergoeding. Beide hebben hun eigen logica, en de onderhoudslast uit de vorige sectie is precies de reden waarom het antwoord niet triviaal is.

Daarom dit eerlijke verzoek: als een lokale, privacyvriendelijke, abonnementsvrije ZUGFeRD-tool nuttig zou zijn voor u of uw bedrijf, schrijf ons dan. Zou het u voldoende zijn om het zelf te beheren, of zou u een begeleide versie liever hebben? Precies dit signaal helpt ons te beslissen of iets wat we voor onszelf gebouwd hebben, iets wordt dat we delen.