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4 MIN
Warum wir unser eigenes ZUGFeRD-Tool gebaut haben, und ob wir es teilen sollten
Wir haben für die E-Rechnungspflicht ein schlankes, selbstgehostetes ZUGFeRD-Tool gebaut. Sollen wir es teilen?
LOCATION
Deutschland
SERIES
iiterate Solutions
AUTHOR
Aashwin Shrivastava
PUBLISHED
Wir haben für unsere eigene Buchhaltung ein kleines E-Rechnungs-Tool gebaut, statt ein weiteres Cloud-Abo abzuschließen, und jetzt überlegen wir, ob andere es auch haben sollten. Es heißt Belegt, läuft selbstgehostet, und macht genau eine Sache sauber: gesetzeskonforme ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen, ohne dass Kunden- und Bankdaten das Haus verlassen.
Dieser Beitrag erklärt, warum wir es gebaut haben, was es kann, wo es ehrlich aufhört, und stellt am Ende eine offene Frage.
01.
Die Pflicht, kurz und korrekt
Die elektronische Rechnung ist im deutschen B2B keine Option mehr, sondern Pflicht, und der Zeitplan ist konkret.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ohne Ausnahme, ohne Umsatzgrenze, auch Kleinunternehmer.
Bis Ende 2026 sind beim Versand noch Papier oder PDF erlaubt, das PDF aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 dann alle.
Gemeint ist mit E-Rechnung kein PDF-Anhang, sondern ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD ist die in Deutschland gängige Variante: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht ein lesbares PDF, die Software liest das XML direkt aus, ohne Abtippen und ohne Texterkennung. Die Grafik unten zeigt genau diese zwei Sichten auf dieselbe Datei.
02.
Warum wir nicht einfach ein Abo genommen haben
Den Auslöser kennt jeder: die Pflicht kommt, also braucht man ein Werkzeug. Die naheliegende Antwort ist ein Abo, und genau da haben wir innegehalten.
Für einen im Kern einfachen Vorgang, ein PDF mit eingebettetem XML zu erzeugen, laufen schnell wiederkehrende Kosten auf: gängige Rechnungs-Tools beginnen bei rund 10 Euro im Monat und reichen für den E-Rechnungs-Versand je nach Tarif deutlich höher. Für ein Haus, das nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, zahlt man damit dauerhaft für eine Vollbuchhaltung, die man gar nicht nutzt.
Der eigentliche Grund war aber nicht der Preis, sondern die Daten. Eine Rechnung enthält Namen, Adressen und oft Bankverbindungen. Schickt man sie durch ein Cloud-Tool, ist das eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO: ein Vertrag, ein Drittanbieter, Daten, die das Haus verlassen. Selbstgehostet entfällt das komplett. Das ist dieselbe Logik, die wir bei Sprachmodellen vertreten, nachzulesen in On-Premise vs. Cloud-LLM: Nutzen behalten, Datenhoheit nicht abgeben.
03.
Was Belegt konkret tut
Belegt ist bewusst klein und scharf umrissen. Es ist ein Generator, kein Buchhaltungs-Ersatz.
Technisch ist es eine Web-Anwendung, die man auf dem eigenen Rechner oder Server betreibt. Die Daten liegen lokal in einer Datei, sensible Felder wie Bankverbindungen sind dabei verschlüsselt abgelegt. Es erzeugt ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen im Profil EN 16931, also der Stufe, die rechtlich als vollwertige E-Rechnung zählt, prüft sie gegen die Norm, vergibt fortlaufende Rechnungsnummern, verwaltet Firmen- und Kundenprofile, und behält offene Posten und Auswertungen im Blick.
Die zwei Dinge, die uns am meisten Zeit sparen: ein geführter Ablauf, der eine konforme Rechnung in wenigen Schritten fertigstellt, und dass die erzeugte Datei sofort die Maschinensicht mitbringt, die der Empfänger braucht. Wir nutzen es selbst, jeden Monat. Das ist die ehrlichste Empfehlung, die wir geben können: wir haben es nicht für einen Markt gebaut, sondern für uns. Es ist eines von mehreren kleinen Werkzeugen, die so entstanden sind, wie das Event-Scout-Tool.
04.
Wo es ehrlich aufhört
Ein selbstgehostetes Einzeltool hat reale Grenzen, und die zu verschweigen wäre genau die Art Marketing, die wir nicht machen.
🔸 Die Norm bewegt sich. EN 16931 und die Code-Listen werden regelmäßig aktualisiert. Ein Generator muss gepflegt werden, sonst erzeugt er irgendwann nicht mehr konforme Rechnungen. Das ist Arbeit, die jemand leisten muss.
🔸 Aufbewahrung ist nicht inklusive. Erzeugen ist nicht dasselbe wie revisionssicher archivieren. Die GoBD verlangen eine unveränderbare Aufbewahrung im Originalformat, inzwischen acht Jahre. Das löst ein reiner Generator nicht, das bleibt Aufgabe des Nutzers.
🔸 Es ersetzt keinen Steuerberater. Eine technisch valide Rechnung kann inhaltlich trotzdem unvollständig sein. Eine direkte Anbindung an die Kanzlei oder an Buchhaltungssysteme gibt es nicht.
Fair zusammengefasst: Belegt schließt die Pflicht-Lücke Erzeugung und Validierung sauber und abofrei. Archivierung und Steuer-Workflow bleiben außerhalb. Wer das mit einer Vollsuite verwechselt, wird enttäuscht. Wer genau diese eine Lücke hat, bekommt ein Werkzeug ohne Ballast.
05.
Sollen wir es teilen, und wie?
Hier endet der Beitrag bewusst mit einer Frage statt einer Antwort, denn wir wissen es selbst noch nicht.
Es gibt zwei plausible Wege. Der eine: wir geben Belegt frei, als selbstgehostete Lösung, die jeder kleine Betrieb auf der eigenen Maschine laufen lassen kann, abofrei und mit den Daten im eigenen Haus. Der andere: wir bieten eine gepflegte Variante an, die wir aktuell halten, bei der Einrichtung helfen und für die Norm-Updates geradestehen, gegen einen fairen Beitrag. Beides hat seine Logik, und die Wartungslast aus dem letzten Abschnitt ist genau der Grund, warum die Antwort nicht trivial ist.
Deshalb diese ehrliche Bitte: Wenn ein lokales, datenschutzkonformes, abofreies ZUGFeRD-Tool für Sie oder Ihren Betrieb nützlich wäre, schreiben Sie uns. Würde es Ihnen reichen, es selbst zu betreiben, oder wäre Ihnen eine betreute Version lieber? Genau dieses Signal hilft uns zu entscheiden, ob aus etwas, das wir für uns gebaut haben, etwas wird, das wir teilen.
